Excel工作表打印之前應該先預覽，打印預覽它可以看到普通視圖中看不到的內容，避免失誤、提高打印質量，而且可以快速更改許多打印設置。當預覽過以后頁邊距會以虛線的形式顯示出來，方便調整。小編以Excel 2003為例，介紹Excel文件打印設置的一般方法，其目的是增強文件的可讀性。

　　1. 建立頁眉和頁腳
工作表的頁眉和頁腳包含了許多有用信息，例如報表的頁碼或工作表標題等等，用戶只需單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令，打開“頁面設置”對話框的“頁眉/頁腳”選項卡。如果需要使用內置的頁眉和頁腳，就要打開“頁眉”或“頁腳”下拉列表，從中選擇“第1頁”、“第1頁，共?頁”之類的內容。如果需要自行建立自己的頁眉和頁腳，可以單擊“自定義頁眉”或“自定義頁腳”打開對話框。兩者的布局和功能是完全相同的，其中間排列著十個按鈕。最左邊的按鈕用來設置文本的字體格式，最右邊的按鈕用來設置圖片的大小等格式，中間從左到右的八個按鈕可以插入頁碼、日期、時間等內容。

　　2. 讓每一頁都打印出標題行
一個由多頁組成的表格，通常需要在每一頁上都打印出標題行：執行“文件”→“頁面設置”，打開“頁面設置”對話框，單擊“工作表”標簽，在“頂端標題行”后面的方框中輸入：:（這里假定第2和第3行為標題行，$符號在英文狀態下，用Shift+4組合鍵輸入），確定退出，再打印時，系統會自動為每一頁加上標題行。如果在“左端標題列”后面的方框中輸入列標題區域，就可以為每一頁添加上列標題。

　　3. 使所有數據可見
如果某一單元格中的文本或數字超出了列寬，那么打印出來的文本將被截斷，打印出來的數字則會顯示為“######”。為此，打印之前必須確保工作表中的所有數據可見。如果發現了某一列的寬度不夠，只需將光標放到該列列標右側的邊線處，待光標變成雙向光標后雙擊邊線，即可自動增加列寬以適應數據的長度。也可以單擊“格式”菜單中的“單元格”命令。打開“單元格”對話框的“對齊”選項卡，選中“文本控制”下的“自動換行”，即可使數據自動換行以適應列寬。

　　4. 使用容易查看的格式
國內的各種報表習慣設置網格線，我們可以打開“頁面設置”對話框的“工作表”選項卡，選中“打印”下的“網格線”即可。也可以選中需要設置網格線的所有單元格，單擊Excel“格式”工具欄中的“邊框”下拉按鈕，打開對話框從中選擇需要的邊框樣式。另外，屏幕顯示效果良好的格式不一定有好的打印效果。如果工作表的文字或表格邊框設置為彩色，但是使用黑白打印機進行報表打印，最好使用對比度較高的顏色，否則打印出來的內容就不夠清晰。另外，也可以打開“頁面設置”對話框的“工作表”選項卡，選中“打印”下的“單色打印”，從而提高彩色打印的清晰度。

　　5. 使報表居中
如果使用的打印紙能夠容納整個報表，就可以設置水平居中或垂直居中。前者可以打開“頁面設置”對話框的“頁邊距”選項卡，選中“居中方式”下的“水平”復選項，后者可以選中“居中方式”下的“垂直”復選項。兩者同時選中時，報表會在紙張上同時使用水平居中和垂直居中。

　　6. 調整報表四周的空間
Excel報表的四周包括頁邊距和上、下的頁眉、頁腳六個部分。如果我們需要改變頁邊距或頁眉和頁腳，可以打開“頁面設置”對話框的“頁邊距”選項卡，改變其中上、下、左、右和“頁眉”、“頁腳’的數值。也可以單擊Excel工具欄中的“打印預覽”按鈕，打開預覽窗口單擊“頁邊距”按鈕，顯示頁面的頁邊距的尺寸柄，根據需要拖動至需要的寬度為止。

　　7.打印不連續的單元格（區域）
如果僅僅需要將一些不連續的單元格（區域）中的內容打印出來，那么在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標左鍵單擊需要打印的單元格（區域），選中多個不連續的單元格（區域，如A2.B2:C8.D10……），然后選擇“文件”→“打印”，打開“打印內容”對話框，選中“打印內容”下面的“選定區域”選項，按下“確定”按鈕就行了。此時，系統將選中的每一個不連續單元格（區域）分開，打印在不同頁面上（即A2打印在一張紙上，B2:C8打印在另一張紙上……）。如果需要經常打印固定的不連續行、列，可以在上述隱藏設置完成后，執行“視圖”→“視面管理器”，打開“視面管理器”對話框，按其中的“添加”按鈕，在隨后彈出的“添加視圖”對話框“名稱”后面的方框中輸入一個名稱（如“打印”等），確定退出。以后需要打印時，再打開“視面管理器”對話框，選中“打印”視圖項，按“顯示”按鈕，即可顯示出設置好的打印頁面，執行打印操作就可以了。

　　8.打印不連續的行（或列）
有時，需要將一張工作表中部分不連續的行或列打印出來，可以在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標左鍵單擊行（列）標，選中不需要打印出來的多個不連續的行（列），右擊鼠標，選“隱藏”選項，將其隱藏起來，然后再執行打印操作就可以了。

　　9.將公式打印出來
如果要將單元格中的公式打印出來，則執行“工具”→“選項”，在“視圖”標簽中，選中“公式”選項，確定退出。此時，工作表中含有公式的單元格，不是顯示公式的運算結果，而是顯示出具體公式，執行打印操作，即可將公式打印出來。

　　10.一次打印多個工作表
在按住Shift（或Ctrl）鍵的同時，用鼠標在需要打印的工作表名稱上單擊，即可選中多個連續（或不連續）的工作表，進行正常的打印操作，即可將選中的工作表一次打印出來。在“打印內容”對話框中，選中“打印內容”下面的“整個工作簿”選項，再確定打印，即可一次性將整個工作簿中所有工作表打印出來。

　　11.使工作表適應頁寬
如果打印預覽時發現工作表的寬度超過了頁面，可以嘗試以下方法使工作表適應頁寬：一是將打印方向更改為“橫向”。二是縮小工作表的大小以適應頁面。方式仍然是打開“頁面設置”對話框的“頁面”選項卡，選中“縮放”下的“調整為”，并在“頁寬”框內輸入“1”。確定后即可預覽頁面以觀察字體大小是否合適了。三是減小頁邊距以及頁眉（頁腳）的寬度。我們可以按上面介紹的方法打開“打印預覽”窗口，單擊其中的“頁邊距”按鈕顯示頁邊距的尺寸柄，根據需要將其拖到所需的寬度即可。四是隱藏報表中某些不需要打印的列。我們只需選中這些列，單擊“格式→列”子菜單下的“隱藏”命令。報表中的其他列就會占用被隱藏列的位置，從而使原本不能打印的內容能夠打印出來。此后，只要單擊“格式→列”子菜單下的“取消隱藏”命令，就可以顯示被隱藏的列。

　　12.打印范圍的快速選定
打印范圍的選定：光標停留在需要打印范圍的左上角，先Ctrl+Shift+→，再Ctrl+Shift+↓，需要調整則用Shift+↓和→來增加沒有文字區域的行或列。
寬度超寬的Excel文檔的打印設置，可能遇到需將左邊兩列設置為固定格式的情況，可以在頁面設置中將頂端行和左邊列同時設定，將文檔定義為多頁寬，一頁高，就可以打印出漂亮的寬文檔了。