Excel迅速準確輸入數據的三個神技巧易學好用職場辦公必備
發布時間:2025-05-30 文章來源:深度系統下載 瀏覽:
| 辦公軟件是指可以進行文字處理、表格制作、幻燈片制作、圖形圖像處理、簡單數據庫的處理等方面工作的軟件。目前辦公軟件朝著操作簡單化，功能細化等方向發展。辦公軟件的應用范圍很廣，大到社會統計，小到會議記錄，數字化的辦公，離不開辦公軟件的鼎力協助。另外，政府用的電子政務，稅務用的稅務系統，企業用的協同辦公軟件，這些都屬于辦公軟件。 在日常辦公中，經常需要輸入各種重復數據，令無數人痛苦不已。其實對于重復性的數據，我們可以利用一些小技巧，就能實現又快又好的輸入，同時還能保證數據輸入的準確性。 下面以大家實際工作中可能會經常遇到的一個信息表，中性別輸入為例。
 01.巧用自動更正
具體操作方法如下：
1、選擇“文件”/“選項”；
2、在打開的“Excel選項”對話框左側選擇“校對”，在右側“自動更正選項”組里單擊“自動更正選項”按鈕；
3、在打開的“自動更正”對話框選擇“自動更正”選項卡，在“替換”框里輸入“1”，在“為”框里輸入“男”，然后單擊“添加”按鈕；
4、在“替換”框里輸入“0”，在“為”框里輸入“女”，然后單擊“添加”按鈕，單擊“確定”按鈕；
4、選擇待輸入的單元格，輸入“1”，回車后自動顯示為“男”，輸入“0”，回車后自動顯示為“女”。
也就是說，我們可通過輸入“1”或“0”來實現輸入“男”“女”性別，是不是比直接輸入“男”“女”漢字更為快速呢？當需要輸入的重復數據字符串比較大時，這個技巧的優勢就更好的體現出來了。
02.巧用數據驗證
具體操作方法如下：
1、選擇“性別”列單元格區域，再選擇“數據”選項卡，單擊“數據驗證”/“數據驗證”；
2、在打開的“數據驗證”對話框，選擇“設置”選項卡，在“允許”框里選擇“序列”，然后在來源框里輸入“男,女”，單擊“確定”；
3、選擇待輸入的單元格，在下拉菜單中選擇需要的內容即可。
此方法的最大優點在于確保輸入數據的準確性，對于輸入數據不是很多的場景下特別實用。
03.巧用自定義格式
具體操作方法如下：
1、選擇“性別”列單元格區域，按快捷鍵Ctrl+1；
2、在打開的“設置單元格格式”對話框，選擇“數字”選項卡，在“分類”框里選擇“自定義”，然后在類型框里輸入“[=1]男;[=0]女”，單擊“確定”；
3、選擇待輸入的單元格，輸入“1”，回車后自動顯示為“男”，輸入“0”，回車后自動顯示為“女”。
這個技巧兼顧了前兩者的優點，但是它也有缺點：單元格里的內容實際上還是“1”或“0”，并不是“男”或“女”，只不過是通過格式設置讓“1”顯示為“男”和讓“0”顯示為“女”而已，一旦刪除此自定義的格式，單元格里將馬上恢復顯示其本來的內容。 Office辦公軟件是辦公的第一選擇，這個地球人都知道。 |
本文章關鍵詞： Excel迅速準確輸入數據技巧
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