Excel表格中數(shù)據(jù)比對和查找的幾種技巧

應(yīng)用案例一：比對取出兩表的交集(相同部分)

　　Sheet1中包含了一份數(shù)據(jù)清單A，sheet2中包含了一份數(shù)據(jù)清單B，要取得兩份清單共有的數(shù)據(jù)記錄(交集)，也就是要找到兩份清單中的相同部分。

　　方法1：高級篩選

　　高級篩選是處理重復(fù)數(shù)據(jù)的利器。

　　選中第一份數(shù)據(jù)清單所在的數(shù)據(jù)區(qū)域，在功能區(qū)上依次單擊【數(shù)據(jù)】——【高級】(2003版本中菜單操作為【數(shù)據(jù)】——【篩選】——【高級篩選】)，出現(xiàn)【高級篩選】對話框。

　　在對話框中，篩選【方式】可以根據(jù)需求選取，例如這里選擇“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”;【列表區(qū)域】就是之前所選中的第一份數(shù)據(jù)清單A所在的單元格區(qū)域;【條件區(qū)域】則選取另外那份清單B所在的單元格區(qū)域。如下圖所示：

　　點(diǎn)擊【確定】按鈕后，就可以直接得到兩份清單的交集部分，效果如下圖。其中兩個清單中雖然都有【西瓜】和【菠蘿】，但是由于數(shù)量不一致，所以沒有作為相同記錄被提取出來。

　　這個操作的原理，就是利用了高級篩選功能對于匹配指定條件的記錄進(jìn)行篩選的功能，把兩張表中的任意一張作為條件區(qū)域，在另外一張表中就能篩選出與之相匹配的記錄，忽略掉其他不相關(guān)的記錄。

　　需要注意的是，使用高級篩選的時候務(wù)必注意兩個清單的標(biāo)題行要保持一致(高級篩選中作為條件區(qū)域的前提)，并且在選取【列表區(qū)域】和【條件區(qū)域】的時候都要把標(biāo)題行的范圍包含在其中。

　　方法2：公式法

　　使用公式進(jìn)行比對的方法有很多，如果是單列數(shù)據(jù)對比比較常用的函數(shù)是COUNTIF函數(shù)，如果是多列數(shù)據(jù)記錄對比，SUMPRODUCT函數(shù)比較勝任。

　　在其中一張清單的旁邊輸入公式：

　　=SUMPRODUCT((A2&B2=Sheet2!A$2:A$13&Sheet2!B$2:B$13)*1)

　　并向下復(fù)制填充。其中的Sheet2!A$1:A$13和Sheet2!B$2:B$13是另一張清單中的兩列數(shù)據(jù)區(qū)域，需要根據(jù)實(shí)際情況修改。公式結(jié)果等于1的記錄就是兩個清單的交集部分，如下圖所示：

　　應(yīng)用案例二：取出兩表的差異記錄

　　要在某一張表里取出與另一張表的差異記錄，就是未在另外那張清單里面出現(xiàn)的部分，其原理和操作都和上面第一種場景的差不多，所不同的只是篩選后所選取的集合正好互補(bǔ)。

　　方法1：高級篩選

　　先將兩個清單的標(biāo)題行更改使之保持一致，然后選中第一份數(shù)據(jù)清單所在的數(shù)據(jù)區(qū)域，在功能區(qū)上依次單擊【數(shù)據(jù)】——【高級】，出現(xiàn)【高級篩選】對話框。在對話框中，篩選方式選擇“在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果”;【列表區(qū)域】和【條件區(qū)域】的選取和前面場景1完全相同，如下圖所示：