Zip文件分組或歸檔的方式，多個文件，所以他們表現得像一個文件。例如，假設你要Word文檔的文件夾發送電子郵件的人。你可以單獨將每個文件，但還需要很長的時間，尤其是如果有很多文件。一個更好的解決辦法是把所有的文件到一個壓縮文件，然后將zip文件附加到電子郵件。

Zip文件另一個優點是，它們被壓縮的，這意味著在總文件大小較小。如果你通過電子郵件發送一個zip文件給某人或將其張貼到網上，它需要較少的時間來上載和您的收件人也將能夠更快地下載它。
某些文件格式，如MP3和JPEG圖像，已經壓縮。您仍然可以壓縮這些類型的文件，但文件大小可能無法獲得小得多。
創建壓縮文件
無論您使用的是Win7旗艦版系統或Mac OSX，你不需要額外的軟件來創建和打開zip文件。這是因為基本的壓縮文件的功能內置到操作系統中。
1:在Win7旗艦版中創建一個zip文件：
A:選擇要添加到壓縮文件中的文件。
B:用鼠標右鍵單擊該文件之一。會出現一個菜單。
C:在菜單中，單擊發送到，并選擇壓縮（zipped）文件夾。
D:一個ZIP文件將會出現。如果你愿意，你可以在壓縮文件鍵入一個新名稱。
E:在Windows中，一旦你已經創建了一個zip文件，然后可以通過拖動到壓縮文件的圖標添加更多的文件給它。
2:要在Mac OSX中的zip文件：
A:選擇要添加到壓縮文件中的文件。
B:用鼠標右鍵單擊該文件之一。如果未啟用右鍵單擊，您可以按住Ctrl鍵，然后單擊。會出現一個菜單。
C:在菜單中，單擊壓縮12項（數量將取決于你有多少個文件選擇有所不同）。
D:一個ZIP文件將會出現。默認情況下，文件名是Archive.zip。
E:如果你愿意，你可以在壓縮文件鍵入一個新名稱。
F:在OSX中，一旦你已經創建了一個zip文件，你不能添加更多的文件給它。如果您需要添加的文件，你需要創建一個包含所有你想要的文件，一個新的zip文件。
3:添加一個密碼到您的zip文件
有些人喜歡使用壓縮文件的程序，如7-ZIP，PeaZip和的StuffIt。這些項目有額外的功能，如密碼保護。如果添加一個密碼到您的zip文件，重要的是要告訴收件人的密碼，這樣他們就可以打開它的東西。
要打開Windows中的zip文件：
Windows7將壓縮文件一樣的文件夾。您可以打開一個壓縮文件，進出其移動文件，就像你，如果他們是在文件夾中打開單個文件。
雙擊壓縮文件。
該zip文件將打開。現在，您可以雙擊任意文件，將其打開。
因為Windows可以很容易與zip文件的工作，有一般無需解壓它們。不過，如果您希望將其解壓縮，你可以簡單地右鍵單擊該壓縮文件的圖標，然后選擇全部提取。
要打開Mac OSX中的zip文件：
打開在OSX中的zip文件從Windows7略有不同。而不是直接打開壓縮文件，就會解壓縮文件并將其放置在一個新的文件夾。然后，您可以打開文件夾來訪問單個文件。
雙擊壓縮文件。
文件夾將具有相同名稱的壓縮文件被創建。您可以雙擊文件夾將其打開。
現在，您可以雙擊任意文件，將其打開。