Word制作商務邀請函時怎么批量加入客戶信息

選擇聯系人

　　利用Word 2010中強大的“郵件合并”功能，小黃可以在客戶邀請函中輕松將存儲在Outlook聯系人中的客戶批量添加過來。

　　1. 在制作好的客戶邀請函文檔中，切換到“郵件”選項卡，在“開始郵件合并”選項組中，單擊【選擇收件人】按鈕，并在隨即打開的下拉列表中執行【從Outlook聯系人中選擇】命令，如圖1所示。

　　圖1 從Outlook聯系人中選擇

　　2. 在隨即打開的“選擇聯系人”對話框中，選中Outlook中的“客戶”聯系人列表(前提是已經在Outlook中創建了“客戶”聯系人文件夾)，然后單擊【確定】按鈕，如圖2所示。

　　圖2 選中聯系人列表

　　3. 在隨即進入的“郵件合并收件人”對話框中，可以看到從Outlook中導入進來的所有客戶信息。不過，小黃只想給“經理”和“總經理”級別的客戶發送邀請函，所以他需要在“調整收件人列表”選項區域中，單擊的“篩選”文本鏈接，以篩選符合條件的客戶，如圖3所示。

　　圖3 篩選客戶

　　4. 在隨即打開的“篩選和排序”對話框中，將“域”設置為“職稱”，“比較關系”設置為“包含”，“比較對象”設置為“經理”，或者“總經理”，如圖4所示。

　　圖4 篩選條件

　　5. 單擊【確定】按鈕關閉“篩選和排序”對話框后，在“郵件合并收件人”對話框中就只剩“經理”和“總經理”級別的客戶了。可以在收件人列表框中，通過向右拖動水平滾動條，來查看“職稱”列中的信息，進行確認，如圖5所示。

　　圖5 查看職稱

　　6. 最后，單擊【確定】按鈕關閉“郵件合并收件人”對話框，聯系人添加完成。

　　插入合并域

　　將Outlook中的客戶信息導入到邀請函文檔中后，客戶信息并不會自動顯示在正文中，需要通過“插入合并域”的方式來顯示客戶的相關信息。

　　1. 首先，將光標定位到需要顯示客戶姓名的位置上，然后在“郵件”選項卡的“編寫和插入域”選項組中，單擊“插入合并域”下三角按鈕，在隨即打開的下拉列表中單擊“名”選項，如圖6所示。

　　圖6 插入名